涉外公证需要注意什么常见问题

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一、认清涉外公证的重要性

涉外公证是国际间交往不可缺少的工具和法律程序,按照国际惯例,在国内取得的相关证件和法律文件,在本国境内具有法律效力,而在境外,往往需要公证才能得到所在国的认可,实现其法律效力。 “涉外工作无小事”,涉外公证的质量,直接影响到当事人的合法权益,关系到中国公证的形象和信誉。随着我国对外开放的不断扩大和深入,对外经济交流和民、商事活动日益频繁,涉外公证需求量大幅上升,相关法律责任追究及管理机制也相对滞后,文书、证件造假活动比较严重,从而大大增加了涉外公证的质量隐患和执业风险。这就更要求我们警钟常鸣,提高防范意识,绝不允许在思想上有所懈怠、麻痹,在业务上有所疏漏、偏差。

二、涉外公证的申请与代理

公证申请是自然人、法人或者其它组织向公证机构提出办理公证请求的行为。公证申请是公证程序的第一步,在这个环节,对于涉外公证特别是亲属关系公证中,应特别注意具体来到公证处的“申请人”是该公证事项的申请人还是代理亲属例如子女来申请办理与自己亲属关系的代理人(关系人),如当事人不清楚这一点,公证书的内容就大相径庭了。自然人、法人或者其它组织在申办公证事项时如不能亲自办理,除了不能委托的公证事项外,均可以委托他人代为申请办理。这就需要代理人在申办公证时,向公证处提供申请人出具的委托书,但在涉外公证事项中,许多申请人都在国外学习或生活,让其提供书面的委托书,在很多急需办理的公证事项中,显得不是很合理。在实际工作中,根据《中华人民共和国民法通则》的规定,代理除委托代理外,还有法定代理和指定代理,部分公证事项也适用法定代理和指定代理的情况,如父母替儿女、丈夫替妻子申办出生公证、亲属关系公证、学历公证等事项时就属于这种情况。在这种情况下,代理人只要能提供证据证明其与当事人之间的关系的证明材料(如户口本、结婚证、单位证明等),公证处就可以受理,而无须代理人出具委托书。

三、涉外公证事项中的告知

告知义务是公证法明确规定公证机构必须履行的义务,是公证诚信原则的重要组成部分,也是确保公证程序公平正义和当事人知情权的体现。在涉外公证事项中,通过准确适当的公证告知,对于完善公证程序,使当事人知道所享有的权利和承担的法定义务,从而确保公证质量具有非常重要的意义。例如涉外未婚公证,公证处已经不再按照原《未婚公证书》出具实体性未婚公证,而是对当事人的未婚声明书予以公证,就须向当事人说明声明书公证与原规定格式的实体性未婚公证不同,国外有关机构有可能不予采证。另外,在办证中除像上面要进行的一些书面记载的告知外,进行一些口头的提醒和询问,让当事人确切明白自己要申请办理的公证事项,也非常重要。在实务中,碰到一些当事人拿着户口簿到公证处说要办理户口簿公证,经深入交谈和提醒,才说要办一份证明子女与父母的关系的公证,他认为户口簿上记载着他们的关系,办理户口簿公证即可,公证员了解这一情况后,告知当事人户口簿公证和亲属关系公证不是同一公证事项,应根据有关部门的要求来申请办理,你申请办理的是亲属关系公证,而不是户口簿公证,使当事人弄清了自己所应办理的公证事项,从而少走了弯路。通过书面和口头的告知,让当事人明白所申办公证的意义,也减少了公证处的风险和责任。

四、涉外公证事项中的翻译

通常涉外公证书和公证证明对象需附外文译文,即产生涉外公证文书的翻译问题。在公证实践中较注重程序和证明对象的真实、合法,对公证书的翻译往往没有放到应有的重要位置上,致使有些译文质量不高。译文质量的优劣不仅对涉外公证书效力的正常发挥和我国公证的形象产生重要影响,更关系到当事人的权益能否顺利实现。因此,涉外公证书的翻译应得到足够重视。在事务中,经常碰到当事人要求自己对公证书及材料进行翻译,本人认为,公证书及材料不应由当事人自己翻译,一是当事人的翻译水平千差万别,公证员并不清楚及掌握,如果造成翻译出现问题,不仅影响当事人自己使用,也影响中国公证的整体形象。二是公证当事人由于主观或客观的原因可能会故意提供存有一定虚假内容的公证翻译文本,比如说个别当事人为了达到国外对于学历的要求标准而对于翻译文本中关于学历的表述混淆概念或将学历翻译成更高的层次。因此,对于当事人要求自己提供译文的,公证员应拒绝使用,并建议当事人将公证文书交由专业翻译公司或公证处的内部翻译人员进行翻译,从而保证公证书译文的质量。

五、涉外公证事项中,注重对虚假证书的辨认

在涉外公证中,当事人为达到自身目的,往往提供虚假的证明,其中虚假的毕业证书居多。这就需要我们对有关证明材料进行认真的审核。其中毕业证书,对于2001年后国家颁发的专科以上层次的毕业证书,可以登陆教育部中国高等教育学生信息网进行查询。但对于专科以下毕业证和2001年以前的毕业证,却不能进行网上查询,这就需要公证员除了有一对火眼金睛外还要掌握一定的技巧来识别证书的真假。首先要多问,你的学校在哪个市什么区,在什么路上,附近有什么著名建筑,班主任是谁,班长是谁等等,通过问一些细节性的问题,应该能辨认出真伪。当然,即使是真实的证书,被问者也不一定全都能回答上来,有的确实一时想不起来,但他可能会提供更多的当时学习方面的一些情况,我想有经验的公证员应能从谈话中分辨出当事人对一些情况是真的忘掉了,还是根本就没在该校读过书。其次,学生都有在学校进行留影的习惯,特别是毕业合影,可以说人手一份,可以让申请人提供校园留影或毕业合影来对毕业证书的真实性予以佐证。另外,对其他不能确认真假的证书或材料,应通过电话或实地上门的方式予以核查,以保证公证材料的真实性。

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